（能知道封面圖片出處的人，應該都跟我一樣是老宅男了吧，出處：潮與虎，我那年代叫做魔力小馬）
最近接觸到一個團隊，他們的運作速度就是快不起來。仔細觀察了一陣子，終於抓到問題的癥結：團隊的資訊流設計大有問題！
狀況到底有多「災難」？
簡單來說，這個團隊所有的事情都繞著主管在轉：
- 什麼都要主管拍板：團隊裡大大小小的決定，全都要主管親自點頭才能進行。
- 日常流程由主管全包：每天的 standup、agile 都是主管主持，從頭到尾親力親為。
- 身份多重負擔：主管除了帶隊、處理供應鏈、還要搞募資，甚至還是主要業務（Sales），每天都在切換不同的任務模式，忙得頭昏眼花。
- 遠端團隊+時區差異：更糟的是，團隊裡一部分成員還是遠端工作，不在同一個時區，溝通成本直接翻倍。
結果呢？主管成為資訊流中最主要的 bottleneck ，所有決策都卡在主管身上，團隊想快也快不起來。而主管自己呢，整天處於「英雄模式」，恨天無把，恨地無環，他一夫當關，夙夜匪懈，都快把肉體與精神都刻進公司了，還是趕不上節奏。
也因為主管常常太忙斷線，沒有辦法即時補足執行時的新資訊與決策，團隊時時依照半新不舊的假設與決策執行。不僅浪費了大量的時間，做出來的成果也常常沒有辦法使用。
像極了螞蟻的死亡螺旋(ant circle of death)，當團隊資訊不足，決策不明，但卻必須認真做事時，會盲目的服從之前的假設與指令，繼續衝刺，直至力竭身亡。
團隊是個放大器，是個槓桿，能夠放大對的決策，達到千百倍的成果。但同時團隊也會放大錯誤，一個小小的資訊或是決策錯誤，往往也能放大到傾家蕩產的規模。
核心問題是什麼？
你當然可以說，這是主管耍英雄的問題。的確，主管有點偏執的個性可能是原因之一，但是造成完美風暴的，反而是這個資訊流的設計。
當所有資訊和決策都依賴主管一人時，不管他多拼命，都無法跟上整個團隊與環境 combo 的需求。而遠端工作的特性又把這個問題放大到一個讓人崩潰的程度，這時候如果主管的個性多疑又偏執，他當然希望所有決策一把抓。幾次軍機延誤，或是因為資訊不足，執行內容不符合主管的要求後，他就漸漸產生『全團隊無能』的感覺。
『這裡沒有一個人能打！我要把團隊整個換掉』他說。
用結構解法，處理結構問題
團隊常常在這種資訊不明，決策不清的狀況下執行。也因為這樣，我曾經看到該團隊連續好幾次直接在客戶家測試 production 的 code ，企圖解決問題。然後轉過頭來，沒有主管給的肯定，只有一次次的指責與不解。
大家都是笨蛋，只有他能戰嗎？真的是這樣嗎？
事實當然不是這樣。站在團隊的角度，他們覺得像冤大頭。我盡力執行了所有你丟給我的任務，你卻好像從來不滿意，有些事情搞砸，根本不是我的錯阿！怪我囉？好阿，都丟給我就好了，此處不留爺，自有留爺處。
於是鐵打的主管，流水的員工，一批批換人，在主管的角度，卻還是一樣不行。該團隊流動率極高，新進員工面試時如何脫穎而出，上班後都沒有辦法符合主管期待。
筆者認為，只要主管沒有誠信問題，偏執問題，在重新設計資訊流之後，會有很大程度的改善。（沒有誠信的主管，就直接放生即可！不須留戀）
資訊流的結構問題，只能用結構解法處理。
確保關鍵決策者參與
資訊流設計的第一個問題，就是忽略了決策結構。
資訊的流動決定了團隊運作的效率與方向。然而，若資訊流轉過程中缺少關鍵的「決策者」，無論是會議、討論還是文件傳遞，都可能變成徒勞無功，最終導致重複溝通、低效運作，甚至策略錯誤。因此，在資訊流的設計上，必須確保關鍵決策者的即時參與，讓資訊能夠真正發揮價值，而非在冗長的流程中被不斷重塑、推翻。
決策者通常非常忙碌，並不可能也不應該事必躬親，更不能被無謂的訊息轟炸。然而，若資訊流在關鍵時刻缺少決策者的參與與 buy-in，那麼所有的討論、協作與努力可能都只是無效溝通，最終被一刀推翻，導致時間與資源的巨大浪費。
團隊資訊流的意義
團隊的資訊流，是為了『執行』而生。有資訊，才能決定與執行，因此資訊必須要在對的地方，在對的時間，給對的人吸收，如此才能做出對的決定，然後作對的事情。
在古老的時代，資訊流的媒介或許叫做公文或是信件，現代可能是電話，slack 訊息，email ，或者是 Line 。雖然琳瑯滿目，速度有差，但是他們的目的還是一樣的：資訊必須要在對的地方，在對的時間，給對的人吸收。
有了這個概念，我們回頭看看，如何改進這個團隊的資訊流結構。我熟悉的方式有下：
- 用人補足資訊流的端點
- 設計適合的會議模式
- 善用科技，設計非對稱資訊流
用人補足資訊流的端點
這是上古時代沿用到今天的作法。
所有人都聽過不管是產品經理（product manager ）或是專案經理（project manager）這種稱呼，除了身為產品或是專案的 CEO 以外，這些職位很多時候要處理的，就是匯集資訊，做資訊的節點。
就上列例子來說，不管是職位調動，還是向外徵才，主管可以『生』一位額外的 PM 出來。只要這位 PM 知道產品/專案的執行狀況，也同時善於溝通，一開始可以讓他負責匯集資訊，在決策的部份則跟主管討論。久而久之，他理解了主管決策的邏輯，主管跟他也有默契後，主管也能放手讓 PM 開始做決策。（儘管偏執）
但適合當 PM 的人難找，團隊成員適合的不一定有意願，有意願的不一定適合，除非團隊課金多找人，不然已經忙到燒乾的主管，在要加人，或是加人之初，可能會直接往生，團隊也會屆時走起死亡螺旋。
設計適合的會議模式
這算是『止痛藥』解法，就是所謂『不是解法的解法』，但是短期往往會會很有效。
很多 agile 團隊在設計會議的時候，很容易直接套版，說要有 planning meeting，review meeting，與 daily standup ，就直接照著做，卻沒有為組織的結構，與開會的原因量身打造會議。
planning meeting，review meeting 的時間，與 sprint 的長度都是可以依照團隊的設定與狀況做調整的。重要的是， planning meeting 開完後，每個人必須知道該 sprint 要完成的團隊目標（非個人目標）是什麼。
review meeting 完成後，每個人必須知道這些目標完成了多少，然後在執行上團隊（非個人）還有什麼改善的空間，然後如何改善。
daily standup 的目的則是在團隊中相互協調資源與步調，如果有阻礙，如果 sprint 進行時假設有變，如果執行時團隊對目標有質疑，想拉餉 Andon Chord，都可在會議中完成。這是一種制度化的橫向溝通。
了解了這些會議的原始目的，你就能夠依照團隊狀況設計會議，打造出適合團隊的資訊流架構，並依照執行狀況改善。如果團隊在不同時區，沒有辦法在每天早上做 standup ，那麼就最好能夠在不同時區找到一個折衷交換資訊的方式，必如說在全員能夠到齊的時間開 standup ，有人在早上開，有人晚上開。或者是 scrum manager / product owner 加班，參加不同時區的 standup，充當資訊流節點，負責資訊的傳遞 … 等 XD（我自己是這種）。
開了這麼多會，如果還是覺得資訊流通不順暢，這表示開會的結構或是執行方式一定有問題，要好好除錯，或是重新設計。
開會沒有有效決策，就不會有有效執行，團隊就會感覺拖泥帶水，不知所措。
善用科技，設計非對稱資訊流
AI 時代來臨了，AI 當然也可以當作傳遞資訊的節點。
資訊流的媒介，從公文，到電話，到 email ，到後來的 slack 與通訊軟體，一直不斷演化，效率也不斷提昇。比如 LLM（chatGPT 那種東西） 就很適合拿來做非對稱資訊流的節點。
如果我要做 side project ，我會串：
- google 或 Azure 的 text to speech 與 speech to text 的 API。把與會同仁的對話內容轉成文字。（otter.ai 等類似公司有做會議記錄，但是他們不開 API 給我玩 XD）
- 在資料庫內存好原始對話紀錄的同時，使用 Google Vertex AI 或是 ChatGPT API 的 LLM 整理對話紀錄，直接生成特定格式的專案紀錄（比如讓 LLM 填入，人，事，時，地，物之類的資訊），如果有資訊不足的地方，LLM AI 會直接跟與會同仁發問，完全自動化。
（類似的產品有朋友在經營的 iruka.ai，有需要我可以幫忙介紹） - 因為有遠端團隊，在同仁下班回家時，如果需要交待資訊，也可以使用上列 2 的功能補充資訊，AI 也會發問，整理，並紀錄下所有相關資訊。
- 最後，遠端團隊上班時，AI 以成員身份參加語音會議，交待遠方團隊的資訊，並同時整理，發問，與紀錄上線團隊的資訊，完成循環。
類似補足在地/遠端團隊資訊流的服務，將在 AI 時代超級大爆發。
順暢的資訊流，是一種文化
我們在訓練團隊的肌肉記憶文中討論過團隊文化的養成，要練出類似『肌肉記憶』般的反應。而資訊流的暢通與否，直接影響到這種文化的建立與發展。
當資訊流設計不良時，團隊成員只能依賴 有限且過時 的資訊來行動與決策，這會導致執行效率低落、錯誤頻發，甚至讓成員因持續受挫而喪失動力，進一步拖累整體表現。這種惡性循環，就像一場不斷加劇的 「死亡螺旋」，讓團隊深陷內耗，難以突破瓶頸。
相反地，高效的資訊流 能夠在 正確的時間，將正確的資訊 傳遞給正確的人，使團隊發揮最大價值。資訊流的核心，不僅是資訊傳遞，更是決策效率、責任分配與團隊協作的基礎。因此，打造一個 高效、透明、即時 的資訊流架構，是確保團隊長期成功的關鍵。
在影響資訊流的所有因素中，決策者的參與至關重要。若決策者缺席成為常態，團隊將對決策流程失去信心，影響執行力，甚至導致資訊流進一步受阻。因此，確保決策者的有效參與，才能真正發揮資訊流的價值，讓團隊運作順暢、高效。
如果你喜歡我的文章，歡迎
Email 訂閱： https://forms.gle/2n7nBjbGw3SRNvim8
加入 Facebook 粉絲團：https://www.facebook.com/winston.chen.sv/
或是請我喝杯咖啡：https://www.paypal.com/ncp/payment/BGSDZXGVWWQVS
太陽拳的萬人敵之術 