手快一定打手慢,唯快不破的合作方法(下):如何用 Scrum 把妹 ;-)

圖片出處:Hitch

這篇文章要提供一個簡單的 Scrum 框架給大家,可以配著上兩篇文章一起看:

直接講述 Scrum 的流程是枯燥乏味的,我們來發揮一點鄉民的創意好了,本魯一直覺得『全民情聖』中這位 Hitch 顧問的角色應該要用 Scrum 來經營顧客的每個 case ,那我們來試試看 Scrum 把妹術的效果如何。

本魯已經離開愛情戰場非常多年,對現在情場中如何交火過招,已經有點生疏了,我們那年代追女生都是一次追一個的,雖然我相信 Scrum 可以增加效率,但是還是不建議利益極大化,劈腿多個追求對象 XD

如果有需要劈腿 Scrum 技巧的朋友,請自行延伸,本魯本篇文章只提供專情版的 Scrum 把妹術。

Scrum 適用於 3 – 9 人的團隊,而且最多不應該超過 9 人,畢竟 Product Owner 與 Scrum Master 這兩個角色很少是同一個人擔當的,不過為了劇情需求,我們先假設 Hitch 同時擔任 Product Owner 與 Scrum Master ,而執行團隊主要是故事主人翁 SW 跟她妹妹 DD 擔任。

Product Owner(應該翻成產品經理吧)

SW, 32 歲,是個宅宅工程師,沈默寡言,說話不敢看人眼睛但心地善良,除了技術社群聚會,動漫展跟桌遊比賽以外,平常不怎麼出門,除了資訊展發的免費 T-Shirt 跟牛仔褲以外,衣櫥裡什麼都沒有。

SW 很喜歡 PM 團隊的主管 JJ,JJ 大 SW 3 歲,米國名校 MBA 學歷,個頭 170 公分左右,是個說話大聲,吃飯大聲,喝東西大聲,趴著睡覺也大聲的傻大姐個性女孩,但是不要看她平常談笑像白癡一樣,每當跟客戶或是 Sales 開會時,她就是有辦法撐起哪張精明的臉蛋,把所有人搞得服服貼貼的。

SW 跟 JJ 平時雖然沒有接觸,但是辦公室其實相差不遠,每當 JJ 在走廊跟團隊大聲地談笑與討論時,SW 恨不得放下手邊工作跑過去參加。

Hitch 跟 SW 約在新光山越 A9 館的美食街裡, Hitch 跟往常一樣,照例遲到,先躲在暗處把 SW 觀察個夠,最後再從容不迫地走到 SW 跟前,簡單地道個歉,以:

“Why don’t you tell me about her?“ 切入。

待辦事項(Backlog)

在 Scrum 開始之前,Product Owner 必須要按照市場需求,把能想像得到的待辦事項全都列出來,先不要管輕重緩急,先不要在意事件大小,只要羅列出能讓 SW 追到 JJ 的所有待辦事項即可,舉例如下:

  • 1. 身為阿宅 SW,想要追到正妹 JJ,我們需要改頭換面(外表而言)
  • 2. 身為阿宅 SW,想要追到正妹 JJ,我們需要學習基本的美姿美儀
  • 3. 身為 Hitck,想要讓 JJ 對 SW 留下深刻的印象,我們需幫 SW 製造出完美的邂逅事件
  • 4. 身為 DD ,想要搜集更多未來大嫂的資訊,DD 需要混入 JJ 的朋友圈中
  • 5. 身為 Hitck,想要讓 SW 能順利約 JJ 出來,我們需幫 SW 構想約 JJ 出去的藉口與方
  • 6. 身為 Hitck,想要讓 JJ 願意再跟 SW 出來第二次約會,我們需要幫 SW 規劃出不敗的第一次約會劇本
  • … (篇幅有限,請自行想像)

這種 身為 xx ,為了 yy ,我們要做 zz 的陳述方式叫做 user story,這種待辦事項的表達方式是為了讓所有讀該 user story 的人都了解這個待辦事項的背景資訊,包括為什麼需要做這件事情,做什麼事情,還有這件事情之所以重要的假設是什麼… 等等。

換個方式說吧,如果不用 user story 的方式,上列的項目 4 跟項目 5 寫起來會是這樣:

  • 4. DD 需要混入 JJ 的朋友圈中
  • 5. 構想約 JJ 出去的藉口與方式

看起來是不是少掉很多資訊?如果今天 Hitch 身體不舒服,找 Winston 來代班,Winston 要怎麼搞清楚 4 跟 5 項目的動機,相關人士,與想達成的效果呢?

人類的記憶力有限,用有效率的方式記錄與傳達待辦事項是非常重要的。

Task Score(待辦事項困難度)

在列出完成任務條件下所有能夠想像到的待辦事項後,為了測量團隊每個 Sprint 循環的速度,我們必須要預估每個待辦事項的困難度 (task score),這個步驟,是需要跟整個執行團隊一起進行的。

知道團隊的速度是很重要的事情,有了這個資訊,我們可以:

  • 1. 了解團隊有沒有在漸漸加速?加了多少速度?
  • 2. 如果突然慢下來,我們可以立刻察覺,並開始找原因。
  • 3. 隨時校正更精准的專案完成時間。

如果幾個 Sprint 後,還是發現專案完成時間就是趕不及,要趕快讓相關人士知道,立刻研擬配套措施,或是重新定義專案的深度或廣度。

一般而言,Scrum 團隊喜歡使用費氏數列來定義待辦事項的難度:

1, 2, 3, 5, 8, 13 …以此類推,難度 2 的比難度 1 的還要困難一些,但是比難度 3 的還要簡單一些。

其實人類預估的能力很差,就算在完全誠實,不自欺欺人的狀態下,你說 2 天內能完成的事情,有多少次是準確的?拿筆者最近用 TurboTax 報稅的例子來說吧,因為已經做過幾次了,資料也準備好了,想說這次頂多一個下午的時間就可以掰掰掉了,結果因為查不到 IRS 要提供的某個號碼,時數硬生生地拖了 3 倍不止,動用了兩個人的人力。

我們工作上有多少次這種情形?那你還相信要求每個項目絕對準確的干特圖(Waterfall Model)嗎?

雖然人類完全不擅長預估精準的數字,對於相對的難度卻是掌握得相當好,報稅這件事情比煮飯難一點,但是卻又比自己寫出一整個網站簡單一點,比較每個待辦事項相對的難易度,我們很容易可以預估出做完全部事情大概需要幾個『報稅』的時間(以報稅所需時間為基準的話)。

用費氏數列的好處是,因為每個數字是前兩個數字的加總,每個數字跟前後的差距剛剛好,壁壘分明,你絕對不會認為難度 1 的跟難度 2 的差不多,難度 8 雖然跟難度 13 是鄰居,但完全沒有人會搞混。

上列的待辦事項安上難度分數後,長成這樣:

  • 1. (3 分)身為阿宅 SW,想要追到正妹 JJ,我們需要改頭換面(外表而言)
  • 2. (1 分)身為阿宅 SW,想要追到正妹 JJ,我們需要學習基本的美姿美儀
  • 3. (5 分)身為 Hitck,想要讓 JJ 對 SW 留下深刻的印象,我們需幫 SW 製造出完美的邂逅事件
  • 4. (13 分)身為 DD ,想要搜集更多未來大嫂的資訊,DD 需要混入 JJ 的朋友圈中
  • 5. (8 分)身為 Hitck,想要讓 SW 能順利約 JJ 出來,我們需幫 SW 構想約 JJ 出去的藉口與方式
  • 6. (5 分)身為 Hitck,想要讓 JJ 願意再跟 SW 出來第二次約會,我們需要幫 SW 規劃出不敗的第一次約會劇本

這樣,我們就完全知道,要完成這樣任務,需要做完哪些事情,以及大概會花多少功夫。

Scrum Master(有點像專案經理,管進度的)

接下來 Scrum Master 進場,要準備開始兩週循環一次的 Sprint 了!

Scrum Master 與 Product Owner 這時候就會坐下來,看著成堆的待辦事項,用下列標準選出下個 Sprint 中要處理完成的項目:

『最不費力,而且對專案完成影響力最大的』

根據 80/20 法則,如果你選得好,你只需要做 20% 的事情,就會有 80% 的效果,因此,你應該謹慎選擇你花時間的項目。

事情完成的好壞跟你當時的能力也有關係,比如說你要 SW 一開始就執行第五項約會邀約的待辦事項,等於是要了生性靦腆的他一條小命,倒不如先讓 JJ 對 SW 留下很深的印象(第 4 個項目),讓 SW 熱身一下,習慣一下跟 JJ 互動。

深刻的印象不用很帥,也不用怎麼說話,很可愛勇敢的印象說不定效果好很多,在 Hitch 電影開頭,不是就有一幕做出來的英雄救犬嗎?

看板(Kanban Board)

為了追蹤每個待辦事項的進度,Hitck 在 SW 套房公寓的一面白牆上,寫下 Backlog(待辦事項),ToDo(在本 Sprint 中準備處理),Doing(正在處理),與 Done(完成) 這幾個字眼。

 看板(Kanban Board)範例

把上面的所有待辦事項寫成便利貼,一張張貼到 Backlog 的字樣下方。

Kanban 是日文『看版』的意思,在 Scrum 中,Kanban Board 是團隊拿來追蹤待辦事項進度的工具,所有人都能看到每項待辦事項的進度,誰如果手上有餘力,馬上可以跳進來幫忙處理還沒有完成的事項。

Sprint 行前會

好了,有了 backlog ,也有基本的優先順序,我們要開始實作了。

Sprint 開始之前,Hitch 把團隊成員全都抓進會議室中,把第一次 Sprint 要處理完的待辦事項從 Kanban Board 的 Backlog 抓來 ToDo 中,跟團隊解釋每個待辦事項的細節,討論難度,執行方式,回答團隊的問題後,為期兩週的第一次 Sprint 就此展開,待處理的事項如下:

  • 1. (5 分)身為 Hitck,想要讓 JJ 對 SW 留下深刻的印象,我們需幫 SW 製造出完美的邂逅事件
  • 2. (13 分)身為 DD ,想要搜集更多未來大嫂的資訊,DD 需要混入 JJ 的朋友圈中
  • 3. (8 分)身為 Hitck,想要讓 SW 能順利約 JJ 出來,我們需幫 SW 構想約 JJ 出去的藉口與方式

如果事項難度太高,比如說 13 分的那個『混入 JJ 的朋友圈中』,或是團隊認為要達成『搜集更多未來大嫂的資訊』,根本不用混入交友圈,那麼團隊就會把它拆成幾個小一點,同樣能夠達成目的的事項分別處理,比如:

  • 1. (2 分)身為 DD ,想要搜集更多未來大嫂的資訊,我們要研究 JJ 的好友圈,找出容易切入的方式。
  • 2. (5 分)身為 DD ,想要搜集更多未來大嫂的資訊,我們要研究 JJ 下班時間的生活方式,找出兩人的交集。
  • 3. (2 分)身為 DD ,想要搜集更多未來大嫂的資訊,我們要研究 JJ 在網路上的所有公開分享。

在 Sprint Planning Meeting 中,團隊會對要處理的待辦事項進行溝通與重新定義(如果必要的話),一旦 Sprint 開始了,一般而言是不能更動 Sprint 要處理的待辦事項的。

每天站 15 分鐘

Sprint 開始以後,Hitch 每天在 SW 出門上班前 15 分鐘,會到 SW 家中跟 SW 與 DD 開會,會中只問三個問題:

  • 1. 你昨天做了什麼,來幫助團隊完成這個 Sprint ?
  • 2. 你今天打算做什麼,來幫助團隊完成這個 Sprint ?
  • 3. 你在執行的過程中,有沒有遇到什麼障礙?卡關?

DD 這兩天本來想要處理『研究 JJ 在網路上的所有公開分享』這個項目,但是電腦不知怎麼了就是整個給他死當,掛了,偏偏 SW 的所有電腦都是灌 Linux ,整個房子裡面沒有一台他會用的 PC 。

知道這件事情以後, Hitch 立刻把手上的 Asus 端出來給 DD 用,反正他的事情用 iPad 就可處理了 XD

解決障礙,讓 Scrum 可以全速進行,是 Scrum Master 一個非常重要的責任。

健康的 Daily Standup 不會超過 15 分鐘,超過 15 分鐘表示哪裡做錯了,在浪費大家的時間。

Sprint 檢討會

兩個禮拜過得很快,第一個 Sprint 就在大家的戮力合作下結束了,團隊完成了以下項目:

  • 1. (2 分)身為 DD ,想要搜集更多未來大嫂的資訊,我們要研究 JJ 的好友圈,找出容易切入的方式。
  • 2. (5 分)身為 DD ,想要搜集更多未來大嫂的資訊,我們要研究 JJ 下班時間的生活方式,找出兩人的交集。
  • 3. (5 分)身為 Hitck,想要讓 JJ 對 SW 留下深刻的印象,我們需幫 SW 製造出完美的邂逅事件

研究 JJ 的好友圈與下班的生活方式剛剛好讓 Hitch 設計出非常不著痕跡的邂逅方式,Hitch 之前的客戶剛好是 JJ 好朋友 RJ 的老公,RJ 常跟 JJ 下班後一起去忠孝東路上的 Gym 參加瑜珈程。

Hitch 當然不會錯過這個絕佳的機會,在瑜珈課程中不用說話,只需要氣喘吁吁地把自己的身體折來折去,衣著跟舉止也完全沒有關係,Hitch 隨即安排 RJ 帶 SW 一起參加體驗課程。

於是在第二個禮拜, RJ 在課前介紹 SW 給 JJ 認識,SW 跟 JJ 很高興地發現他們『恰巧』在同一個公司上班,課堂中 JJ 發現雖然 SW 的身體真的硬到不行,做弓式時看起來像是在做鹹魚式,還做得哀哀叫,整個課堂都聽得到他的呼吸聲,但他真的很認真,很可愛。

Sprint 結束後,整個團隊坐下來回顧 Sprint ,Scrum Master 請團隊在白板上寫出大家覺得做得很好的部分,以及可以改進的部分。

這次 Sprint 團隊總共消化了 2 + 5 + 5 = 12 個分數,團隊一致認為在所有待辦事項中簡單寫出預想中的執行方式,讓其他團隊成員知道與貢獻,應該可以減少許多摸索與溝通的時間,Hitch (Scrum Master) 於是決定在接下來的 Sprint 中試試看。

Sprint Review Meeting 是拿來改進未來 Sprint 的流程與執行的,不管團隊執行的多麼完美,一定都有可以改進的地方,因為環境與工作設定是不斷在變動的。

加速,加速,加速

時間推著第二次 Sprint ,第三次 Sprint,第四次 Sprint 向前,團隊消化分數的能力從原來的 12 分,增加到的現在的 25 分,漸漸地趨於穩定狀態。

會造成這種加速的原因主要有下列兩個:

  • 1. 跟著節奏加速
    在之前的文章中有提到過,Scrum 要追求的其實就是那個 Sprint 的節奏,團隊會學著怎跟彼此合作,同時工作越來越上手的話,速度自然加快。
  • 2. 剷除障礙
    團隊加速的過程中,好的 Scrum Master 會很細心地發現大大小小的擋路石,有可能是團隊的溝通不良,導致資源空轉,有可能是因為硬體設備不佳,更換更有效率的設備會大大增加產出,更有可能是奇怪的潛規則,政策,或是文化讓進度裹足不前 … 等。

    Scrum Master 的工作就是要鏟除這些障礙,障礙剷除了,速度自然會大大提升。

  

現在 Hitch 知道團隊大概的速度是 25 分,剩下來的待辦事項還有 70 分左右,所以大概還要 3 個 Sprint ,也就是再 6 個禮拜,就能夠把 SW 與 JJ 的感情推上軌道。

在第二次 Sprint 中,搞懂 JJ 在公司的行程後,Hitch 要 SW 每天刻意營造在公司不期而遇的機會,同時 Hitch 也漸漸幫 SW 改造衣著與舉止,衣櫥裡資訊展的 T-Shirt 通通丟掉(SW 最後還是撿回來當睡衣用),換成幽默感話題性十足的 Star War Q 版 T-Shirt,JJ 在美國讀書時大學的球隊 T-Shirt ,甚至還有 Q 版 柯P 在抓頭的那種可以引起 JJ 興趣,創造話題的 T-Shirt,牛仔褲換成 Levis,可以襯托出 SW 瘦瘦高高的身材,舉止部分也嚴禁當眾挖鼻孔,講話要看人,臉上的鬍渣要處理,鼻毛切忌外露… 等。

SW 的存在感越來越明顯,形象也因為一步步的改造漸漸清新可口,JJ 也開始習慣在公司會看到 SW,不忙的時候也會小聊一下,或一起約去吃中餐啥的。

在美國把妹比較直接,你約妹出去,如果該妹說 yes ,基本上就表示他願意給你追他的機會,對他來說,你的意圖很明顯,所以不用搞『告白』那種蠢事,如果氣氛好,第一個約會就接吻不是難事。可是在台灣,直接跟女生說要跟他約會只會見光死,大家比較喜歡旁敲側擊,慢慢發展,所以有時候曖昧給你拖個好幾年,一定要『告白(那件蠢事)』才能確定彼此身份。

拖個好幾年,Hitch 早就餓死了,所以他的方式都是搶快加速進行。既然 JJ 在美國待過,他決定讓 SW 用單刀直入的方式,用美國的方式進擊,避免曖昧的空間。

SW 的口語表達仍然不脫宅氣,讓他直接去約 JJ 根本又是要了他的老命,在 Hitch 擬好稿後,讓 SW 用他最熟悉的方式出擊:公司 Email。

Hitch 訂了兩張 Diana Krall 演唱會的門票,座位好到讓觀眾可以摸到大提琴震動的弦,在演唱會之前,他又安排了小巨蛋的冰上溜冰活動,讓整個安排有動有靜,有敞開心胸破冰,之後也有醉人心弦的爵士樂,暗暗的燈光下,坐在身邊對方的形象不知道美化了多少倍 XD

這兩張票要價 6000 元台幣以上,在經歷過幾場戀情後,JJ 知道這種邀約絕對不是普通朋友的意圖,自己對 SW 沒有什麼特別的感覺,但是 SW 倒是很細心的記得他喜歡 Diana Krall 詮釋的 Jazz,有點可愛,她想了想,說不定可以試試看,於是回信答應。

SW 的運動神經真的完全不行,說是溜冰,倒不如說是冰在溜他,跌了又跌,跌了又跌最後,JJ 看不過去,開始牽著手帶他,教他。

雖然第一次約會就牽到手讓 SW 很爽,但是他高昂的自尊心讓他說什麼也想學會,認真的樣子讓 JJ 想到他做瑜珈的彳ㄨ ㄛ ˊ樣,JJ 笑得很開心。

溜冰後 SW 整個快散掉了,癱坐在演唱會的位置上快要睡著,JJ 倒是聽得很認真,在北美的時候,他曾經專程飛到多倫多看過 Diana Krall,但那已經是好幾年前的事情了。

第一次約會執行效果不錯,於是有了第二次,第三次約會,Hitch 安排的活動也漸漸把 JJ 帶到 SW 的生活圈中,比如說安排 SW 帶 JJ 去參加 coscup 中 SW 的演講,看到兩三百個宅宅聚精會神地吸收 SW 的 Talk,JJ 越來越覺得 SW 真得很不錯。

不斷地變動,是世界唯一的真實

不管規劃得多周延,要記得環境是不斷在變化的,很多無法預料的發展會在專案進行得最順遂的時候帶著三百壯士來敲門。

JJ 之前因為出國留學而分手的前男友最近剛剛單身,跟 JJ 又聯絡上了,除了名校畢業,身為 183 俱樂部的成員以外,運動武術,文學音樂無一不精,最近瘋 cross-fit,把自己 38 歲的體能狀態練得比 18 歲還好,把他丟到 Zoosk 上面,信箱馬上被滿滿怨女的『安安』們所淹沒。

SW 要怎麼競爭?

你當然可以繼續依照傳統用甘特圖(Waterfall)方法論規劃出來步驟一步步前進,不管任何大環境的變動,但是強大的競爭者兵臨城下,鴕鳥心態只會讓之前的努力前功盡棄而已。

幸好 Hitch 用的是 Scrum,身為 Product Owner 的 Hitch 早就想好應付這位前男友的所有待辦事項,再把所有剩下的待辦事項(包括上述針對前男友的那些)依照重要順序重新排序,在第五個 Sprint 中立刻開始執行。

待辦事項的優先排序就是 Scrum 應付不斷改變大環境的方式,一旦吸收到新的環境資訊,不管是競爭者的新招,市場風向的變動,公司整體方針的調整 … 等,稱職的 Product Owner 與 Scrum Master 都會在每個新的 Sprint 中,把這些消化過的資訊在待辦事項的優先順序中反映出來,團隊的執行力也完全會發揮在這個稍微調整過的方向中,這就是在先前文章中提到的變招快。

Hitch 在第五次 Sprint 中帶入了之前 backlog 完全沒有的幾個待辦事項:

  • 1. (2 分)身為 Hitch ,想了解更多關於前男友競爭者的資訊,我們要請 RJ(JJ 的瑜珈  buddy)充當我們的耳目,刺探敵情。
  • 2. (2 分)身為 DD ,想了解更多關於前男友競爭者的資訊,我們要研究這個人的網路足跡與下班後所做的事情。
  • 3. (1 分)身為 Hitch ,想要快點讓團隊的生產力用在對付競爭者的行動上,我們需要根據上列所得的資訊分析並擬定對策。

環境改變,Scurm 方法論也立刻讓團隊做出反應。

事半功倍,大功告成

經過一番研究,前男友的所有條件都不是 SW 可以比擬的,但是他有個致命的缺點:他有個超級傳統的台灣家庭。

他的家庭觀念是媳婦所有收入上繳母親,讓母親作為分派所有資源的中心,下班要立刻回家,在三代同堂的環境中,說話做事都有階級之差,忤逆上意是要罰跪的 XD (難怪 38 歲了,卻還沒有結婚)。會在 38 歲時瞬間單身,也是因為他那小他 8 歲的前女友,再也受不了這種家庭環境了。

25 歲之前談的感情,跟 35 歲後所談的感情型態有根本上的不同,JJ 是新世代的女強人,不可能接受這樣的家庭條件。賭上這一把,於是 Hitch 設計,讓 JJ 了解到前男友的家庭狀況,JJ 果然興趣大減,於是不再積極回應前男友的聯絡。

Scrum 繼續向前,SW 在第六次 Sprint 時牽上了 JJ 的手,在國父紀念館的石椅上吻上了 JJ 的唇,戀情穩定發展,持續升溫中,Hitch 的專案就此大功告成。

Scrum 絕對不只有軟體工程是用,上自 IC 硬體設計,房屋的裝潢工程,下自準備考試把妹,甚至是經營人生,絕對可以讓不再規劃用不到的東西,用更少的時數與資源執行出更多的成效。

——————————————————————————————————–
如果喜歡我的文章,非常歡迎你填入您的 Email 信箱,訂閱 Winston Chen,
或是直接關注我的 Facebook 粉絲團
#mc_embed_signup{background:#fff; clear:left; font:14px Helvetica,Arial,sans-serif; } /* Add your own MailChimp form style overrides in your site stylesheet or in this style block. We recommend moving this block and the preceding CSS link to the HEAD of your HTML file. */

訂閱 Winston Chen – 台灣工程師的矽谷故事

也非常歡迎你來信跟我討論,謝謝。

發表迴響

在下方填入你的資料或按右方圖示以社群網站登入:

WordPress.com Logo

您的留言將使用 WordPress.com 帳號。 登出 / 變更 )

Twitter picture

您的留言將使用 Twitter 帳號。 登出 / 變更 )

Facebook照片

您的留言將使用 Facebook 帳號。 登出 / 變更 )

Google+ photo

您的留言將使用 Google+ 帳號。 登出 / 變更 )

連結到 %s